ماهو سرّ الإدارة الفعّالة للوقت؟

قد تعتبر ادارة الوقت من المعضلات التي تواجه الإنسان في حياته، ومن الحلولِ المشروعة لهذه المعضلة، هي الاستراتيجيات القيِّمة التي تعلُّم فن التّفويض بفعاليّة لتقليل عبء العمل الإجمالي وتنظيم الوقت بطريقة منتِجة حيث يتمنّى معظمُ روّادُ الأعمالِ لو كانوا أفضل في إدارة أوقاتهم فلا يوجد سوى ثماني ساعات في يوم العمل العادي، ولكن يبدو أن لديك 20 ساعة من المهام التي يجب القيام بها كل يوم!.

ولكن بمجرّد استخدام كلّ هذه الأساليب! لن يتبقى لك سوى حلّ حقيقي واحد لتحسين إنتاجيتك  منها إدارة وقتك بشكل أفضل، ستتمكّن من إنجاز أكبر عدد من المهام في يوم واحد.

هناك الكثير من النصائح التي تدور حول الإدارة الفعالة للوقت، ولكن بعضها متناقض وبعضها غير بديهي تمامًا، لقد وجدتُ أنّ أحد أهم الأساليب لإدارة الوقت – ومصدر متكرّر لزيادة الإنتاجية – متجذّر في مفهوم بسيط: (الاعتماد على فترات زمنية أصغر).

 لزيادة الانتاجية كيف تعمل الكتل الزمنية؟

 في حال لم تتعرف عليها هي فترات زمنية يمكنك استخدامها لجدولة المهام أو مجموعات المهام ليوم عملك، يستخدم معظم الناس كتلًا مدتها ساعة أو نصف ساعة لحجب الوقت طوال اليوم، على سبيلِ المثال: قد يخصِّصون ساعة للاجتماع الصباحي، نصف ساعة لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني، نصف ساعة لاجتماع العميل وساعةً لمشروع رأسي.

هذا النظام فعّال لأنه يساعدك على تقدير مقدار الوقت الذي تستغرقه كلُّ مهمة، ويساعدك على تجميع المهام المتشابهة معًا ويسمح لك بتحديد أولويات يومك بشكلٍ استباقي.

تكمنُ المشكلةُ في أنّك إذا كنت تستخدم مجموعات من 30 أو 45 أو 60 دقيقة فقط، فلن تحصل على الفوائد الكاملة، يجب أن تعمل بفواصل زمنية أقصر – مثل 10 دقائق، أو حتى خمس دقائق (وهي استراتيجية يستخدمها إيلون ماسك) رجل أعمال أطلق عمله بين صواريخ الفضاء، والسيارات الكهربائية، والبطاريات الشمسية، وغيرها من الابتكارات التي حولها لحقيقة ومصدر صناعة كبرى في عالم التكنولوجيا.

مكافحة قانون باركنسون

قانون باركنسون "يتمدد العمل حتى يملأ الوقت المتاح لاستكماله"، ولقد استمد باركنسون هذا القول من المعادلة الرياضية تصف المعدل الذي تتسع به البيروقراطية بمرور الوقت، ويشرح باركنسون هذا النمو بقوتين؛ المسؤول يريد مضاعفة المرؤوسين وليس المنافسين، والمسؤولون يعملون من أجل بعضهم البعض، ويلاحِظ أن عدد العاملين في البيروقراطية ارتفع بنسبة 5-7 ٪ في السنة تمت ترجمة قانون باركنسون إلى العديد من اللغات.

ولقد تم تعريف قانون باركنسون عدة تعريفات منها: أنّه إذا انتظر أحد للحظة الأخيرة لإنجاز عمل ما فلن يستغرق الأمر إلا لحظة لإنجاز العمل؛ أي أنّ الأشخاص يستهلكون كل الوقت المحدد لهم لإنهاء عمل ما حتى لو كان بالإمكان إنهاؤه بوقت أقل بكثير.

وكنتيجة لتعريف قانون باركنسون تم تحويل الأعمال إلى مشاريع مع تحديد وقت نهائي وحاسم لكل عمل من الأعمال مع الالتزام الكامل بهذا الموعد والتدرج في الأولوية، حتى لو تتطلب الأمر العمل بضغط أكبر وزيادة عدد ساعات العمل أو زيادة الأيدي العاملة.

 فهي واحدةٌ من أكبر فوائد استخدام الكتل الزمنية الأصغر هي أنّها تتيح لك مواجهة تأثيرات قانون باركنسون. إذا لم تكن مألوفةً، فإذا قمتَ بجدولة مهمة تستغرق ساعة، فمن المحتمل أن تستغرق ساعة – أو ما يقرب من ساعة. ولكن إذا قمت بفرض قيود زمنية أكثر صرامة، فستميل بطبيعة الحال إلى إنهاء المهمة بشكل أسرع.

هذا مفيد بشكل خاص لأشياء مثل الاجتماعات، التي تعاني من تراخي نهج الجدولة. بدلاً من حجب 30 دقيقة، فكر في حظر 20 أو 25؛ من المحتمل أنك لن تلاحظ فرقًا كبيرًا، لكنّك ستوفّر على الفور المزيد من الوقت ليومك.

الخصوصية والوعي: 

تعتبر الكتل الزمنية الأصغر أيضًا أكثر تحديدًا من نظيراتها الأكبر حجمًا، مما يسمح لك بتقدير وقياس إنفاق وقتك بمزيد من الدقّة، وهذا بِدَورِهِ يسمح لك بتكبير المهام التي تستهلك يومك وتحديد مصادر الوقت الضائع بسهولة أكبر، كلّما زادَ وعيُك بكيفية قضاء وقتك، زادت فعالية قدرتك على تغيير عاداتك وبيئة عملك.