في إدارة الأعمال: السيطرة على الفواصل الزمنية

قد يرى البعض أن تراكم الأعمال وكثرة الانشغالات هما سبب ضياع الوقت لفقدان السيطرة عليه، إلا أن التأمل الدقيق في حياة الناجحين يوصلنا إلى أن ذلك يعود إلى سوء تنظيم الوقت في أحيان عدة، بل يرى بعض المتخصصين في الإدارة أن الشخص الدائم الانشغال يتمكن من التحكم بوقته أكثر من غيره.. كما أنه يقوم بعدة أعمال مهمّة في اليوم الواحد؛ وذلك لأنه في شغل دائم وذلك لأن كثرة الأشغال تحثه على وجدان أفضل الوسائل للقيام بمهامّه في الوقت المحدّد.

يقول تشرشل: إن أردت إنجاز شيء ما سلّمه لأشخاص مشغولين.

والأسباب هي التالية:

 يشعرون بضرورة إنجاز المهام المطلوبة.

 يحترمون المهلة الأخيرة ويكرهون التأخر.

 أصبحوا ماهرين في إنجاز الأمور في الوقت المحدد، يدركون بكل وعي مسؤولياتهم فيما ينتجون.

وهنا نقطة جوهريّة تهمّ كل مدير ناجح.. وهي: أن يدرك ما ينبغي عليه القيام به.. قد نجد أنفسنا في كثير من الأحيان نقوم بأدوار مسلّية ومثيرة ولكنّها في المحصلّة النهائية خارجة عن إطار أدوارنا الأساسية.. لذلك فإن الخطوة الأولى للاستفادة من الوقت هي:

فهم مسؤوليّاتنا.. وسبب وجودنا في مكان ما أو موقع ما.. فإننا عندما نحقّق ذلك نكون قد حقّقنا أولى خطواتنا في النجاح وبعدها يصبح سلوك الطريق سهلاً.. لأنك عندما تدرك الأمور المهمّة وما يجب عليك إنجازه يمكنك أن تتحكّم بالأحداث بدلاً من أن تتحكّم هي بك.. ويعبّر عن ذلك بعض الماهرين بتحديد الأهداف.. لأن إدراكنا للأهداف والمآرب يبلغ بنا نقطة الانطلاق الحقيقية نحو النجاح.. لأنه يتيح لنا الفرصة الذهبية الكافية لاستثمار الوقت بتفوّق وبراعة.. لأنّ تحديد الأهداف يساعدنا على خطوات متتالية في النجاح تبدأ من:

1. تركيز اهتمامنا على ما نقوم به.

2. تحديد الأهداف المقطعية والقريبة التي يجب علينا الوصول إليها في مدة معيّنة (أي الأولويات).

3. مساعدة العاملين معنا على فهم أدوارنا وبالتالي كسب تعاطفهم للتعاطي معها بشكل أفضل.

4. التقدّم إلى الخطط الأبعد بحكمة ومنطقية.

ويمكنك أن تحصل على هذه المكاسب بخطوات سريعة ومدروسة إذا: بسّطت ما عليك تحقيقه.. وهذا ليس بالأمر السهل إلاّ أن التخطيط الكافي والتفكير المتواصل كفيلان به.

ـ شاركت الآخرين بأفكارك ورسم مناهجك.

ـ وتدوين ما قرّرت القيام به من أهداف بعيدة وقريبة.

تحديد الأولويات

إن أكثر المديرين وأصحاب المهام الصعبة في أي صعيد ومستوى كانوا يتحدّثون عن الأولويات ولكن في الكثير من الأحيان قد يضيّعونها أو تضيع منهم بسبب عدم التخطيط الكافي أو عدم البرمجة الشاملة.. ولكي نتمكن من رسم أولوياتنا.. علينا أن نتفحّص أعمالنا أو أدوارنا التي نحن مشغولون بها وتحديد الأسبق منها.. والأكثر أهمية.. وهنا قد نجد من الضروري أن نقسّم أعمالنا حسب الأولويّات إلى أقسام أربعة، هي:

الأعمال الضرورية التي لا مجال للتغافل عنها.. لأننا إذا لم نهتم بها لا تكون أعمالنا فعّالة ومتكاملة كالمتابعات اليومية

الأعمال التلقائية التي ينبغي علينا القيام بها أيضاً، كالاتصالات والعلاقات.

الأعمال التي نود القيام بها إلا أنّنا في الغالب نهملها.

الأعمال الأقل أهمية إلا أننا في الغالب ننشغل بإنجازها.. وربما نضيف قسماً خامساً لها هو الأعمال الآنية الطّارئة رغماً عنّا، كالأزمات وهنا ملحوظة في غاية الأهمية

أفي نفس الوقت الذي يجب علينا أن نتحلّى بإرادة صميمية للتمسّك بالأولويات حتى لا نضيّعها لأدنى مشكلة أو لأتفه الأسباب علينا أن نكون مرنين أيضاً في التعامل معها.. لأن الظروف تتبدل وهي في الكثير من الأحيان ليست بأيدينا لذا قد يعد تمسّكنا الجامد بالأولويات في تلك المرحلة الزمنية الخاصّة هو الآخر مضيعة للوقت.. لذا يجب أن نهتم بالأولويات الأخرى إذا تعذّرت علينا الأمور الأهم لأنّك إن لم تنشغل بالمهم فسيكون قد فاتك الأهم في نفس الوقت الذي ضاع عليك المهم أيضاً.

السيطرة على الفواصل الزمنية

تفتح الفواصل الزمنية الضيقة أيضاً الباب أمام تعزيز الإنتاجية الذي كثيراً ما يتم إهماله.

 فتَرات الراحة: ثبت أن فترات الراحة لها تأثير إيجابي قابل للقياس، حيث تعمل على تقليل التوتّر وزيادة الإنتاجية، ويجب أن تُؤخَذ على مدار اليوم. المشكلة هي أنّنا عندما نشعر بالإرهاق من العمل، نشعر بأن فترات الراحة مستحيلة (أو أحد أعراض الكسل). ومع ذلك، إذا كان بإمكانك جدولة اجتماع لمدة 55 دقيقة (بدلاً من 60 دقيقة كاملة) أو مشروع لمدة 20 دقيقة (بدلاً من 30 دقيقة كاملة)، فسوف تفتح فترات زمنية صغيرة حيث يمكن أن تناسب فترات الراحة بشكل طبيعي.

يمكنك أيضاً جدولة فترات راحة بانتظام أكبر وتجربة استراتيجية المربعات الزمنية.. 

مشاكل مع الاستراتيجية:

لا يعني أيٌّ من هذا أن المربّعات الزمنية الصغيرة هي استراتيجية مثالية، أو أنها مضمونة للعمل مع كل فرد. هناك بعض المشاكل مع الاستراتيجية، بالنسبة للمبتدئين، يستغرق التخطيط ليومك في فترات زمنية مدّتها خمس دقائق وقتاً أطول بكثير من التخطيط له في أجزاء مدتها ساعة واحدة.. بالإضافة إلى ذلك، هناك الكثير من حالات الطوارئ والتبعيات التي تستوجب القلق، إذا استغرقت مهمّة مدتها 5 دقائق 10 دقائق، فسيتم تأجيل بقيّة يومك فجأة. وبالطبع، ستعمل هذه الاستراتيجية بشكل أفضل مع بعض أنواع العمّال مقارنةً بالآخرين.

ومع ذلك، يمكن تعويض معظم هذه الجوانب السلبية، على سبيل المثال: إذا كنتَ قلقاً بشأن الكثير من التبعيات، فيُمكنك إنشاء مخازن صغيرة حيث يمكنك اللحاق بعملك. إذا كنت من الأشخاص الذين يعانون من الأساليب التقليدية لإدارة الوقت، فجرّب هذه الاستراتيجية ومعرفة ما إذا كانت تعمل بشكلٍ أفضل بالنسبةِ لك.