مشكلات العمل المشتركة يمكن التغلب عليها أو تقليلها عبر عدد من الإجراءات البسيطة
الأربعاء, 12 ديسمبر 2018

مشكلات أماكن العمل المشتركة تخلق التعاسة.. ولكن بهذه التحسينات البسيطة يمكنك التأقلم مع جلبة زملائك ونيل بعض الخصوصية

عربي بوست، ترجمة

من الطبيعي أن تُفقدك أماكن العمل المفتوحة والمشتركة التركيز في العمل؛ فالعمل بفضاء مفتوح وواسع وعدم امتلاك مكتب خاص في مقر عملك يعتبران تحدياً كبيراً، لكن هناك طريقة ستساعدك على التأقلم مع بيئة العمل في المساحات المفتوحة.

أصبحت المساحات المفتوحة المشتركة أمراً شائعاً في أماكن العمل الحديثة؛ إذ يراها المصممون والمديرون وسيلة لتحسين قنوات التواصل، من خلال تشجيع الموظفين على التحدث بعضهم  مع البعض.

في المقابل، أشارت العديد من الدراسات إلى أنه رغم أن مساحات العمل المشتركة صُممت لتكون بسيطة وفعالة، فإن الواقع أنه يمكن أن يكون لها تأثيرات عكسية، حسبما ورد في تقرير لصحيفة The New York Times  الأميركية.

للأسف.. أماكن العمل المشتركة تسبب التعاسة!

هناك اتفاق واسع النطاق على أن مساحات العمل المفتوحة تجعل الموظفين يشعرون بالتعاسة، إذ تتزايد مشكلات أماكن العمل المشتركة، حسبما ورد في تقرير الصحيفة الأميركية.

في حال كنت تشعر بأنك لا تستطيع التركيز بسبب مشكلات أماكن العمل المشتركة، إليك بعض النصائح التي يمكن أن تعتمدها للحدّ من الضوضاء وجعل مساحة عملك أكثر تحفيزاً كل يوم.  

اعتبر نفسك في بيتك.. كيف تضفي لمسةً منزليةً على مكتبك؟

غالباً ما تكون للمقتنيات الشخصية تأثير كبير على الفرد. لذلك، تأكد أن بعض الأشياء مثل الصور الفوتوغرافية أو إحدى الألعاب المكتبية التي تعبر عن شخصيتك، أو الاحتفاظ بسترة يمكنك ارتداؤها إذا أصبح الجو بارداً جداً، (كثيراً ما تتحول المكاتب المفتوحة إلى مكان بارد في فصل الشتاء) ستجعلك تشعر بأن مكتبك، سواء كنت تعمل في مكتب عمل مفتوح أو مكتب خاص، يعد أفضل مكان يمكنك أن تنجز فيه عملك.

ضع زجاجة ماء، أو مطهّراً لليدين، أو كريماً مرطّباً وستشعر بأنك في منزلك، على سبيل المثال.

يقول كاتب التقرير، «أنا أحبذ الاحتفاظ بمظلة وسترة في دُرج مكتبي، وذلك حسب الفصول».

أدوات بسيطة تساعدك في التغلب على مشكلات أماكن العمل المشتركة

«أنا أفضّل وضع بعض الساعات في أرجاء المكتب حتى تكون مرئية، وليس فقط تلك الموجودة على الحاسوب المحمول أو الهاتف».

هكذا يقول الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لموقع Monday.com روي مان، الذي يمثل شركة تساعد فرق العمل على أداء مهامهم بشكل أفضل، والتغلب على مشكلات أماكن العمل المشتركة.

ويضيف مان، «نحن نقوم بذلك حتى يتمكن الموظفون من معرفة الوقت وتحديد المدة التي تستغرقها الاجتماعات، بالإضافة إلى تقييم المدة الزمنية التي يقضونها في إنجاز المشاريع».

أدوات بسيطة تساعدك على العمل

كما يمكنك أيضاً وضع بعض الأغراض الضرورية على مكتبك مثل لوحة شحن لا سلكية؛ للحفاظ على شحن بطارية هاتفك مدة أطول خلال اليوم.

إذا كان هاتفك لا يدعم الشحن اللاسلكي، فسيساعدك موصل ذو منافذ USB على شحن أجهزتك الإلكترونية، كما سيمكنك من توصيل أجهزة إضافية.

ويقترح موقع Wirecutter التابع لصحيفة New York Times، والذي يقيّم العديد من المنتجات، بعض الخيارات لشراء موصلات ذات منافذ USB، بالإضافة إلى موصلات للحواسيب الحديثة التي تستخدم موصلات من نوع USB-C.

فضلاً عن ذلك، يقدم الموقع خياراً رائعاً لشراء موصل شحن USB متعدد المنافذ وصغير الحجم بما يكفي للاحتفاظ به في المكتب حتى لو كان مشتركاً.

لذلك، تذكر فقط إحضار كابل شحن جيد. وفي حال لم يكن مكتباً خاصاً ولديك مكان للتخزين، على غرار خزانة أو خزنة صغيرة، فتأكد أن أدواتك يمكن حملها؛ حتى تتمكن من تخبئتها بسهولة. ومن ثم، قد تفكر في إحضار حقيبة صغيرة حتى تتمكن من حزم أغراضك في نهاية اليوم وجلبها معك صباحاً.

عليك أن تضع بعض النباتات على مكتبك

بإمكان بعض النباتات الصغيرة أن تخلق شعوراً بالراحة في مواجهة مشكلات أماكن العمل المشتركة، كما أنه من السهل جداً العناية بالنباتات المكتبية مثل نبات العصارة والنبات الهوائي.

وستبقى هذه النباتات على قيد الحياة حتى في حال اضطررت إلى تغيير مكانك، أو بقيت في المنزل بضعة أيام لأنك مريض، أو خرجت في إجازة. وفي هذا السياق، سنقدم لك بعض الاقتراحات لاختيار نباتات لا تموت بسرعة، كما يمكنك الاستفادة من بعض النصائح للاهتمام بالنباتات الداخلية التي ذكرها تقرير لمجلة New York Style

كن على يقين بأن النباتات ستنمو مهما كان تصميم مكان عملك. حتى لو كانت النباتات التي اشتريتها لا تحتاج إلى الكثير من الماء، قد لا يكون من الجيد أن تتعرض لإضاءة مصابيح الفلوريسنت أو أن تبقى بعيداً عن النوافذ.

غالباً لا تذبل العديد من الأنواع الأخرى، حتى لو لم تتعرض مباشرة للضوء، إلا أنه وفي حال كان المكتب بارداً، تأكد من أن ذلك سيعيق نموها.

ويقول كاتب التقرير، «في وظيفتي الأخيرة، كانت لدي مجموعة من نباتات العصارة وضعتها على مقربة من نافذة غير معزولة تُدخل الهواء البارد، إلا أنها لم تنمُ إلا عندما نقلتها بعيداً عن هذه النافذة».

وللحد من الضوضاء استعمل سماعات الرأس

كان مصمّمو المكاتب يأملون أن تشجع مساحات العمل المفتوحة الموظفين على التعاون من خلال كسر الحواجز التي تمنعهم من التواصل بعضهم مع بعض. وعوضاً عن ذلك، أصبحت سماعات الرأس تمثل الحاجز الجديد؛ وذلك لأن مساحات العمل المفتوحة يمكن أن تكون صاخبة وخالية من الخصوصية.

وعلى الأرجح، فإن وضع سماعات الرأس من شأنه أن يجعل التفاعل في المكتب أمراً مربكاً، إلا أنه ليس من الصعب التخلص منها. كما يستحق الأمر المقايضة من أجل الحصول على بعض الخصوصية،و التغلب على بعض مشكلات أماكن العمل المشتركة.

ليست كل سماعات الرأس متشابهة، كما لا تُعتبر كل أنواعها جيدة لكي يتم استعمالها في المكتب، حيث ينتج عن سماعات الرأس المفتوحة من الخلف التي قد تكون باهظة الثمن أصوات صاخبة.

الاستماع للموسيقي يعزلك عن الضوضاء

ولكن الخلفية المفتوحة تعني أن جميع من حولك يمكنهم سماع ما تستمع إليه. وتوفر سماعات الرأس المغلقة من الخلف مزيداً من الخصوصية، ما يعني أن جودة الصوت ستكون أكثر وضوحاً، وفي الوقت ذاته فإن الشخص المجاور لك لن يتمكن من استماع الموسيقى التي تستمع إليها.

يمكنك استخدام سماعات الأذن نفسها التي تعتمدها مع هاتفك. وفي حال كنت في حاجة إلى المساعدة في العثور على سماعات أذن لا سلكية جيدة، يمكنك أن تلجأ إلى إرشادات موقع Wirecutter.

ومع ذلك، في حال كنت ترغب في الحصول على صوت جيد وسماعات رأس توحي عند وضعها بأنك تعمل ولا ترغب في أن يقاطعك أحد، فأنت على الأغلب في حاجة إلى سماعات رأس كبيرة تحد من الضوضاء بشكل كلّي.

ويرى موقع Wirecutter أنه لا يوجد أي سماعات يمكنها أن تتفوق على سماعات الرأس Bose QuietComfort 35 Series II، حيث تعد مريحة ويمكن ارتداؤها فترات طويلة.

وتؤمّن هذه السماعات جودة صوت جيدة، كما تتسم بميزة الحد من الضجيج، ما من شأنه عزل الأصوات مثل أصوات دردشة الزملاء في العمل حتى وإن لم يكونوا من الأشخاص الذين يحبون الدردشة كثيراً.

وتجدر الإشارة إلى أن هذه السماعات باهظة الثمن؛ لذلك يقدم Wirecutter الكثير من الخيارات الأخرى بأسعار معقولة.  

واستمع إلى الموسيقى حتى تتمكن من التركيز.. وإذا كنت لا تحبها فإليك الحل

لا يحب الجميع الاستماع إلى الموسيقى في أثناء العمل، ولكن الاستماع إلى قائمة تضم معزوفات لآلات موسيقية قد يساعدك على تجاهل بقية العالم والتركيز أكثر.

من المحتمل أن لديك أغنية أو موسيقى مفضلة أو حتى قائمة بأغانٍ جيدة تستمع إليها عندما تكون في مزاج جيد.

يمكنك أن تجرب الاستماع إلى المحطات التي تعرض أغاني تتناسب مع مزاج أي شخص. على سبيل المثال، يتيح لك تطبيق Spotify وGoogle Play Music كتابة كلمة «التركيز» أو «العمل» في محرك البحث، ليقوم تلقائياً بتشغيل الأغاني؛ لتشجيعك على إنجاز عملك.

إذا كنت لا تهتم بما يقدمه تطبيق Spotify أو  Google، يضم YouTube العديد من القنوات الموسيقية التي تعتمد بالأساس على مزاج المستخدم والتي تتيح البث المباشر للأغاني التي يمكن أن الاستماع إليها في أثناء العمل أو الدراسة.

فعلى سبيل المثال، هناك أغاني lo-fi، ومحطات موسيقى الهيب هوب وغيرها من المحطات التي تعرض أنواعاً مختلفة من الأغاني والمعزوفات طوال الوقت، والتي تهدف أيضاً إلى مساعدتك على التركيز أكثر. إذا كنت تفضل مزيداً من التحكم فيما تريد الاستماع إليه، يعتبر Pandora من بين أفضل التطبيقات، حيث بإمكانك البحث عن اسم الفنان أو اسم الأغنية، ليتكفل بالباقي.

وحاول الابتعاد عن مكان العمل قليلاً

حاول العثور على ركن هادئ في مكان العمل للهروب من الضوضاء

يُعد العمل من المنزل خياراً رائعاً، خاصة إذا كان يسمح لك بذلك. وفي حال لم يكن كذلك، حاول العثور على ركن هادئ في مكان العمل للهروب من الضوضاء، ومشكلات أماكن العمل المشتركة المعتادة.

يمكنك مثلاً العمل في غرفة الاجتماعات الفارغة بضع ساعات أو حجزها لمعظم اليوم؛ لتوفر لزملائك ولنفسك مكاناً هادئاً، يسمح بزيادة الإنتاجية، والحصول على هدنة من مشكلات أماكن العمل المشتركة.

من جانبه، أيّد روي مان هذه الفكرة، حيث قال إنه «في بعض الأحيان، تحتاج فقط إلى بضع دقائق من الخصوصية أو غرفة فارغة كي لا يزعجك أحد وحتى تتمكن من التركيز، والابتعاد عن الضغط الناجم عن مشكلات أماكن العمل المشتركة.

وأضاف مان أن «المكاتب الموجودة في غرفة صغيرة ضرورية لتحقيق النجاح أكثر من مساحة العمل المفتوحة؛ وذلك لأنها تمنح الموظفين فرصة للعمل بشكل خاص وهدوء، على حد سواء».

وأردف مان أن «مساحات العمل المفتوحة صُممت لجمع الموظفين في مكان واحد؛ وذلك لتشجيعهم على ربط علاقات اجتماعية. ولكي تكون مساحة العمل المفتوحة فعالة، يحتاج الموظفون إلى الجلوس بمفردهم أو مع شخص آخر على انفراد».

اقتراح تصحيح
اقتراح تصحيح
مشكلات أماكن العمل المشتركة تخلق التعاسة.. ولكن بهذه التحسينات البسيطة يمكنك التأقلم مع جلبة زملائك ونيل بعض الخصوصية