تريد كتابة رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنكليزية وبطريقة مهنية دون أخطاء ساذجة، وفي نفس الوقت لا تكون مملة كي تُقرأ حتى النهاية.
إذاً سيكون هذا الموضوع الذي نقلناه لك عن موقع Business Insider الأميركي مفيداً لك جداً، خاصةً وأنه منقول عن خبراء متخصصين.
9 نصائح تساعدك على كتابة رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنكليزية
يتعين عليك جذب ما يكفي من الاهتمام عند كتابة السطر المخصص للموضوع، لجعله يستحق وقت المرسل إليه.
لكن ما هي المكونات الرئيسية لسطر عنوان بريد إلكتروني، سواء كنت تبعث برسالة إلى زميل عمل أو مستشار محتمل؟ هذا ما سنعرفه الآن.
1- ابدأ بفعل
ابدأ السطر المخصص لموضوع الرسالة بفعل بدلاً من ملخص ممل لطلبك، ويجب أن يذكر السطر المخصص للموضوع بدقة ما تريده كطريقة لجذب الانتباه.
فإذا كنت ستتلقى طلباً من جهة اتصال محتملة لتناول وجبة غداء، فمن المرجح أن تكون مهتماً إذا كان عنوان الرسالة: "لنتناول الطعام التايلاندي" عما إذا كان العنوان "طلب لتناول الطعام من أجل التواصل".
جاء في مقال نُشر على مدونة موقع HubSpot: "إن الرسائل التي تحتوي على عنوان يبدأ بفعل يدل على الحركة تكون أكثر جاذبيةً، وقد تزداد احتمالات قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل كبير إذا أضفت فعلاً مفعماً بالنشاط في البداية".
2- الإشارات
أشار دميتري ليونوف، أحد مؤسسي خدمة الفرز والبريد الإلكتروني SaneBox التي تُساعد على تنظيم رسائلك الإلكترونية على نحو أفضل، إلى أهمية إضافة الإشارات مثل [Time Sensitive] أو [Urgent] أو [Action Item] في بداية الموضوع حتى يعرف المُتلقي ما تنطوي عليه الرسالة، وما مدى ضرورة سرعة الرد عليها؟
يجب التنبيه على عدم استخدام ذلك النوع من الإشارات في جميع رسائلك الإلكترونية، وخاصةً إذا كنت لا تعرف الشخص الذي تراسله.
بالتأكيد ستلقى الرسالة الإلكترونية "العاجلة" رقم 13 التي أرسلتها هذا الأسبوع، على سبيل المثال، حول نوع غسالة الأطباق الجديدة في المكتب، تجاهلاً من المستقبل.
3- NNTO أو EOM
تعني NNTO "لا داعي لفتح الرسالة"، في حين أن EOM تعني "نهاية الرسالة".
قال ليونوف أنك إذا كنت بحاجة إلى إرسال تحديث سريع طارئ إلى فريق العمل أو إلى جهة اتصال، فإن استخدام الكلمات الدالة هذه يعد إحدى الإضافات الرائعة إلى السطر المُخصص لموضوع رسالة البريد الإلكتروني.
إذ يتعين عليك فقط كتابة الأمر الهام في عنوان الرسالة وحسب.
قد تفضل بعض أماكن العمل إرسال هذا النوع من الملاحظات عبر تطبيق مراسلة، مثل تطبيق Slack، بدلاً من ملء صناديق البريد الوارد للعاملين بها.
ولكن إذا كان مكان عملك يعتمد على البريد الإلكتروني، فقد يكون هذا الأمر نصيحة مفيدة لك.
4- الأرقام
هناك سبب وراء تفضيل المجلات والصحف والمنافذ الإعلامية عبر الإنترنت نشر القوائم (مثل هذه القائمة!).
يعود ذلك إلى أن الدماغ البشري عادةً ما يتمكن من حفظ المعلومات وتعلمها من خلال تصنيفها في قوائم.
ولذا فمن شأن عنوان موضوع البريد الإلكتروني الذي يحتوي على قائمة أن يُحدد ما يمكن أن يتوقع القارئ فهمه نتيجة لقراءة رسالتك.
قال غراهام إن عناوين الموضوعات هذه "توفر تفاصيل دقيقة وملفتة للنظر بما يكفي لجعل المتلقين ينتبهون للرسالة، وكذلك تجذب اهتمامهم مما يدفعهم إلى إرسال رد عليها".
5- رابط مشترك
من المرجح أن يُقدم الأشخاص على مساعدتك إذا كنت من نفس المدينة، أو التحقت بنفس الجامعة، أو إذا كانت تجمعك بهم روابط مشتركة أخرى.
ومن الفوائد الإضافية لهذا الأمر أن معرفتك بمعلومات أساسية عنهم تظهر أنك بذلت جهداً للبحث حولهم، فأنت لم تكتف فقط بإرسال الرسائل دون سابق معرفة.
6- الإشادة بعملهم
سلط كنيديلا الضوء على هذا الأسلوب باعتباره واحداً من أكثر الأساليب فاعليةً إذا كنت ترسل بريداً إلكترونياً إلى شخص ما دون سابق معرفة.
قال كنيديلا: "يُمكنك الإشادة بأمور، مثل المقال، أو الحديث، أو مقطع الفيديو، أو المنشور الذي نُشر على المدونة حول المنتج الجديد، أو أي شيء جذب انتباهك حول هذا الشخص، أو الشركة، أو فريق العمل. إذا تمكنت من إنشاء اتصال حقيقي مع عمل هذا الشخص، فستكون رسالة بريدك الإلكتروني أكثر تأثيراً".
7- اسم الشخص الآخر
قال ديل كارنيغي عبارته المشهورة: "لا يوجد شيء أجمل من صوت اسم المرء".
لابد وأن تعرف أن ذكر اسم الشخص أثناء التحدث إليه هو وسيلة جيدة لزيادة إعجابه بك.
ولذا ليس من المستغرب، أن استخدام اسم الشخص الأول في رسالة البريد الإلكتروني يزيد من احتمال قراءته للرسالة، وفقاً لمنصة برمجيات التسويق HubSpot.
8- التاريخ
تعتبر الإشارة لموعد نهائي أو لتاريخ في السطر المُخصص للموضوع وسيلة جيدة لتشجيع متلقي رسالة البريد الإلكتروني على قراءتها على الفور، بدلاً من تجاهلها لبضعة أيام.
قال ليونوف: "استخدم حافزاً أو وسيلة ضغط لطيفة أخرى لحثهم على الرد على الرسالة".
9- الكلمات الدالة
قال ليونوف إنه من المهم التأكد من سرعة العثور على رسالتك الإلكترونية عندما يبحث زميلك عن الملاحظة بعد مرور بضعة أيام أو أسابيع.
وأضاف ليونوف: "سوف يسهل استخدامك لعنوان محدد يصف ما تحتويه الرسالة العثور عليها فيما بعد".
ولا تنسَ أنه عند كتابة رسالة بريد إلكتروني باللغة الإنكليزية عليك تجنب كتابة الكلمات كلها باستخدام الأحرف الكبيرة، وإلا ستبدو الرسالة وكأنها بريد مزعج.