كثيراً ما نسمع عن فوائد العصف الذهني للتخطيط والتفكير والتحليل وحل المشاكل. ومن بين الطرق الكثيرة للقيام بالخرائط الذهنية، يشتهر مخطط عظم السمكة على أنه أداة رسم بيانية تساعد في تحديد أسباب المشكلات عن طريق العصف الذهني.
بسبب شكل المخطط الذي يشبه الهيكل العظمي للسمكة اكتسب الرسم البياني اسم عظم السمكة. كما يُعرف أحياناً باسم مخطط إيشيكاوا وهو الاسم الأول للعالم الياباني كارو إيشيكاوا، أول من استخدم هذه الطريقة في الستينيات.
كما يعرف أيضاً باسم مخطط "السبب و الأثر" بما أنه يستعمل لحصر كافة الأسباب المحتملة، لأثر (مشكلة) معين ولإيجاد العلاقة بين الأثر وأسبابه؛ لذلك هو إحدى الأدوات الرئيسية المستخدمة في تحليل السبب الجذري.
تعرف معنا أكثر في هذا التقرير على مخطط عظمة السمكة للعصف الذهني وتحليل الأسباب وكيف يمكنك استخدامه لحل مشاكلك.
يمكنك استخدام مخطط عظم السمكة بشكل فردي أو جماعي
يمكن استخدام مخطط عظم السمكة بشكل فردي أو جماعي، لكن استخدامه من قِبل المجموعات في الشركات ومؤسسات العمل يعتبر أكثر شيوعاً وفعالية.
عادة يتم رسم المخطط من قِبل قائد المجموعة الذي يحدد المشكلة الرئيسية التي قيد الدراسة، ثم يطلب من الأفراد وضع الأسباب الرئيسية والمتفرعة التي يعتقدون أنها سبب المشكلة الرئيسية وهكذا يمكن ملء المخطط.
يتم وضع المشكلة الأساسية مثل رأس السمكة (جهة اليمين) وتمتد الأسباب إلى اليسار مثل عظام الهيكل العظمي، ثم تتفرع الأضلاع إلى الخلف وتشير إلى الأسباب الرئيسية، بينما تتفرع الفروع الفرعية من الأسباب وتشير إلى الأسباب الجذرية.
ويمكن أن يتفرع بناء هيكل السمكة إلى العديد من المستويات حسب الحاجة لتحديد أسباب المشكلة الأساسية.
وما أن يكتمل تكوين المخطط حتى تبدأ النقاشات في المجموعة من أجل تحديد أساس المشكلة الأكثر تأثيراً والبحث عن الحلول.
كما يمكن استخدام مخطط عظم السمكة من قِبل الشركات في مرحلة التصميم لمنع المشكلات والتنبؤ بها. فعلى سبيل المثال، استخدمت شركة Mazda Motors مخططات هيكل السمكة لتصميم سيارة Miata (MX5) الرياضية عند تصميم أبواب السيارة، بحيث يمكن للسائقين وضع ذراعهم عليها أثناء القيادة.
لذلك تعد مخططات هيكل السمكة أداة رائعة؛ إما لتحديد المتغيرات المحتملة لتخفيف العيوب أو احتمالات الفشل، أو لمعرفة سبب حدوث عيب أو مشكلة تحدث فعلاً.
فوائد استخدام مخطط إيشيكاوا
- تحديد علاقات السبب والنتيجة للمشاكل الأساسية.
- المساعدة في تسهيل مناقشات العصف الذهني المشتركة.
- تشجع عملية العصف الذهني التفكير الواسع. كما أن التساؤل عن سبب حدوث شيء ما بشكل متكرر في كل مرحلة يساعد في التعمق في واحد أو أكثر من الأسباب الجذرية.
- يساعد في تحديد أولويات الأسباب ذات الصلة، بحيث تتم معالجة الأسباب الجذرية الأساسية أولاً.
بعض العيوب في مخطط السبب والنتيجة
- يمكن أن تنتج عملية العصف الذهني أسباباً غير ذات صلة إلى جانب الأسباب ذات الصلة، مما قد يؤدي إلى الارتباك واستنزاف الوقت.
- يمكن أن تؤدي المخططات المعقدة ذات العوامل المتعددة إلى فوضى مختلطة يصعب عرضها في مخطط هيكل السمكة.
- يمكن أن يسبب استخدام مخططات عظم السمكة لإظهار عدد كبير من الأسباب التي يصعب التعامل معها جميعاً.
على سبيل المثال، إذا استخدم مخطط هيكل السمكة لتحليل مشكلة وكان لها 40 سبباً محتملاً، فقد يشعر الفريق وكأن المشكلة أكبر من أن يتم التعامل معها.
تحديد العوامل "العظام" الستة الأولى
تتمثل إحدى الخطوات الأولى في إنشاء مخطط هيكل السمكة في تحديد العوامل التي تساهم في حدوث الاختلافات والتغيرات أثناء التحليل والعمل على الرسم البياني وكتابة الأسباب الجذرية والفرعية.
ويحدد إيشيكاوا (مصمم المخطط) هذه العوامل المساهمة بأنها 6 في عالم التصنيع: الإنسان، والآلة، والطريقة، والمادة، والقياس، والطبيعة الأم.
تؤثر هذه العوامل الستة على عملية التحليل لأي مشكلة وتكون بمثابة "العظام" الستة الأولى الرئيسية لعظم السمكة.
وسنشرح سريعاً المقصود بكل متغير:
- الأشخاص المشاركون في تصميم المنتج وتسليمه: يعتبر هذا "سبباً" نادراً إلى حد ما لمشكلة معينة. وعادةً ما تكون عاملاً فرعياً مرتبطاً بأحد المتغيرات الاخرى.
- الطريقة: تعني عملية الإنتاج وعمليات تقديم الخدمات المساهمة فيها.
- الآلة: وتشمل الأنظمة والأدوات والمرافق والمعدات المستخدمة في الإنتاج والتي قد تكون غير قادرة على تقديم المخرجات المرغوبة بسبب مشكلات فنية أو متعلقة بالصيانة.
- المواد: تتضمن المواد الخام والمكونات والمواد الاستهلاكية اللازمة لإنتاج المنتج النهائي المطلوب.
- الطبيعة الأم (البيئة): وتعني العوامل البيئية مثل الطقس والفيضانات والزلازل والحرائق، وما إلى ذلك، في حين أن العديد من العوامل البيئية.
- القياس: يقصد به عمليات التفتيش اليدوية أو التلقائية والقياسات الفيزيائية (المسافة والحجم ودرجة الحرارة والضغط وما إلى ذلك). في بعض الأحيان، قد تكون القياسات غير متسقة، مما يجعل من الصعب استخدام البيانات لتكوين استنتاجات قابلة للتكرار تساعد في تحديد سبب ثابت.
غالباً ما يتم هذه العوامل الستة كنقطة بداية للعمود الفقري لمخطط هيكل السمكة (والذي يشير إلى الأسباب المحتملة للمشكلة).
لا يشترط أن يكون هناك دائماً ستة أسباب، لذا يمكنك تعديلها حسب الضرورة.
مخطط هيكل السمكة وأداة الأسباب الخمس
ستسمع غالباً عن استخدام مخطط هيكل السمكة مع أداة تحليل السبب الجذري الشائعة الأخرى: الأسباب الخمسة.
على الرغم من اختلاف هاتين الأداتين في كيفية تنفيذهما، إلا أنهما يساعدان في الوصول إلى السبب الجذري للمشكلة بسرعة. كما أنها تكمل بعضها البعض بشكل جيد عند تحديد علاقة السبب والنتيجة لقضية ما لأنها تحدد العوامل المسببة والتأثير.
طريقة الأسباب الخمسة مثل مخطط هيكل السمكة، تبدأ ببيان المشكلة الأساسي ثم تتابع طرح السؤال "لماذا؟" خمس مرات. كل إجابة على السؤال "لماذا؟" تشكل أساس السؤال التالي.
على سبيل المثال، إذا كانت المشكلة "توقف سيارتك في منتصف الطريق"، فستسأل: "لماذا توقفت سيارتي؟" لأنه نفد الغاز. "لماذا نفد الغاز؟" لأنني لم أقوم بتعبئة الخزان في طريقي إلى المنزل؛ "لماذا لم أقم بتعبئة الغاز وأنا في طريقي إلى المنزل؟" لأنه لم يكن لدي أي نقود. "لماذا لم يكن لدي أي نقود؟" لأنني أنفقت الكثير من المال على شراء الملابس ولم يتبقى معي أي نقود. وهكذا حتى تصل إلى السبب الجذري.
يمكن استخدام أداة الأسباب الخمس كأداة فردية أو جنباً إلى جنب مع مخطط هيكل السمكة. وعند استخدامها مع مخطط هيكل السمكة، بمجرد تحديد الأسباب الرئيسية، يمكنك استخدام أداة الأسباب الخمس للتنقيب في الأسباب الجذرية المختلفة التي تشكل الفروع الفرعية من كل فرع.
على سبيل المثال، لنفترض أن مخطط هيكل السمكة الخاص بك يحتوي على سبب فرعي لـ"الإضاءة" ضمن فئة "الطبيعة الأم (البيئة)"؛ ومع ذلك، ليس من الواضح كيف يمكن أن تؤدي الإضاءة إلى حدوث عطل.
في هذه الحالة، يجب إجراء مزيد من التحليل لتفصيل الإضاءة وتأثيره.
خطوات إنشاء مخطط عظم السمكة
تجمع تقنية مخطط عظم السمكة بين العصف الذهني ورسم الخرائط الذهنية لاكتشاف علاقة السبب والنتيجة لمشكلة كامنة. لنلقِ نظرة على كيفية إنشاء مخطط هيكل السمكة المكون من أربع خطوات.
1. تحديد المشكلة
تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء مخطط عظم السمكة في الاتفاق على المشكلة التي تواجهها بالضبط وتدوينها.
بعد ذلك، على سبورة بيضاء أو ورقة كبيرة، اكتب المشكلة في مربع (يمثل رأس السمكة) على الجانب الأيمن وارسم خطاً أفقياً بارزاً باتجاه اليسار (العمود الفقري للسمكة).
2. العصف الذهني للفئات الرئيسية من الأسباب
الخطوة الثانية هي تحديد كيفية تصنيف أسباب المشكلة المطروحة والعوامل التي قد تكون جزءاً من المشكلة، وهي تتمحور عادةً حول النقاط الست التي ناقشناها سابقاً.
أما إذا كنت تقوم باستخدام الرسم البياني بشكل فردي فيمكن أن تفكر بالأسباب الرئيسية لمشكلتك وتدونها.
أثناء تحديد كل سبب، ارسم خطاً من العمود الفقري للسمكة لكل عامل وقم بتسمية كل سطر في الأعلى.
3. تحديد الأسباب المحتملة
تبدأ الخطوة الثالثة بتحديد الأسباب المحتملة للمشكلة التي قد تكون مرتبطة بكل عامل. يتم رسم هذه الأسباب المحتملة على شكل خطوط أقصر من "عظام" الرسم التخطيطي الأساسية. كما يمكن رسم خطوط فرعية أصغر من خط "السبب".
4. تحليل الرسم التخطيطي
في هذه المرحلة، يصبح لديك مخطط هيكل السمكة الكامل الذي يوضح جميع الأسباب المحتملة لبيان المشكلة ودراسة الأسباب المحتملة الرئيسية لها.