يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر أشكال الاتصال استخداماً داخل وخارج مكان العمل، نظراً لسرعته وكفاءته، فمن المحتمل أن تستخدم البريد الإلكتروني في عملك بغض النظر عن دورك أو مجال عملك. يمكنك كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية لعدة أسباب. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تلخيص اجتماع مهم، أو تبادل المعلومات، أو إرسال تحديث مهم أو إرسال خطاب تعريفي أو التقديم لفرصة عمل. سنقدم لك في هذا التقرير مجموعة من النصائح لمساعدتك في كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة ومهنية.
إذا لم تكن متأكداً من كيفية بدء بريد إلكتروني، فيمكن أن تساعدك هذه الخطوات في صياغة رسالة احترافية:
1. حدد هدفك
قبل أن تكتب رسالة بريد إلكتروني، اسأل نفسك عما تريد أن يفعله المستلم بعد قراءته. بمجرد تحديد الغرض من بريدك الإلكتروني، يجب التأكد من أن كل شيء تقوم بتضمينه في رسالتك يخدم هذا الهدف. على سبيل المثال، إذا كنت تريد أن يقوم المستلم بمراجعة تقرير قمت بإرفاقه، فدعهم يعرفون ماهية التقرير ولماذا تحتاجهم لقراءته ونوع التعليقات التي تحتاجها.
2. مراعاة نوع الشخص الذي ترسل له البريد
عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني، تأكد من أن نمط كتابتك يناسب منصب الشخص ورتبته الوظيفية أو نوع علاقتك معه. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل بريداً إلكترونياً إلى مسؤول تنفيذي لم تقابله مطلقاً، فاحرص على الحفاظ على البريد الإلكتروني مصقولاً وخالياً من أي نكات أو أمور غير رسمية. من ناحية أخرى، إذا كنت ترسل بريداً إلكترونياً إلى زميل تربطك به علاقة جيدة، فقد تستخدم نهجاً أقل رسمية وأكثر ودية.
3. كن موجزاً
قد يكون لدى الشخص الذي تريد إرسال الرسالة له القليل من الوقت لقراءة بريدك الإلكتروني، لذا اجعله موجزاً قدر الإمكان مع تضمين المعلومات الأساسية. حاول ألا تتناول الكثير من الموضوعات في وقت واحد لأن هذا قد يجعل رسالتك طويلة وصعبة القراءة وصعبة اتخاذ إجراء بشأنها. عند تعديل بريدك الإلكتروني، قم بحذف أي معلومات لا صلة لها بالموضوع الذي تتناوله. استخدم جملاً قصيرة وبسيطة عن طريق إزالة الكلمات الحشوية والمعلومات الإضافية. هذا سيجعل رسالتك أقصر وأسهل في القراءة.
4. قم بتدقيق البريد الإلكتروني الخاص بك
يوضح البريد الإلكتروني الخالي من الأخطاء الاجتهاد والاحتراف. قبل أن ترسل رسالة بريد إلكتروني، خصص بعض الوقت للتحقق من وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية. أيضاً، تحقق جيداً للتأكد من أنك قمت بتضمين أي ملفات ربما أشرت إليها في رسالتك. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني مهمة، فقد تطلب من مشرفك المباشر أو زميل موثوق به قراءتها قبل إرسالها.
5. استخدم آداب السلوك المناسبة
قم بتضمين التحية اللطيفة والختام الودود والمهذب. بالإضافة إلى ذلك، يجب مراعاة الوقت. على سبيل المثال، ما لم تكن حالة طارئة، تجنب إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص تطلب شيئاً بعد ساعات العمل أو أثناء إجازته.
6. تفقد بريدك الإلكتروني
يتلقى معظم الأشخاص عدة رسائل بريد إلكتروني يومياً، لذلك قد يفوتهم أو ينسون الرد على رسالتك. إذا لم يرد المستلم في غضون يومي عمل، ففكر في التواصل مرة أخرى برسالة بريد إلكتروني ودية للمتابعة.
شكل وهيكل البريد الإلكتروني الرسمي
هناك خمسة عناصر يجب مراعاتها عند تنسيق بريدك الإلكتروني، فيما يلي التفاصيل:
1. سطر الموضوع
في هذا المكان يمكنك كتابة عبارة قصيرة تلخص سبب رسالتك أو الهدف من تواصلك. من المهم تضمين سطر الموضوع عند إرسال بريد إلكتروني احترافي حتى يعرف جمهورك بالضبط ما يمكن توقعه ويكون قادراً على تحديد هدف الرسالة بسهولة.
2. التحية
هذا هو السطر الأول من بريدك الإلكتروني ووظيفته بشكل عام التحية، مثلاً:
"مرحبا سيد محمد"
3. صلب الرسالة
هذا هو المكان الذي ستشارك فيه رسالتك بالكامل، مثلاً:
"شكراً لك على حضور عرض المنتج الجديد بعد ظهر اليوم. لقد أرفقت ملف فيديو للتسجيل الكامل حتى تتمكن من مشاركته مع فريقك. واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة".
4. الختام
هذا هو السطر الأخير من بريدك الإلكتروني قبل توقيعك ويجب أن يختتم رسالتك. هذا أيضاً هو المكان الذي يمكنك فيه تكرار أي طلبات قدمتها في نص رسالتك. فمثلا:
"أتطلع إلى التحدث معك يوم الأربعاء. شكراً لك مرة أخرى!".
5. التوقيع
التوقيع هو المكان الذي تعرف فيه عن نفسك بالاسم والمسمى الوظيفي وأي معلومات أخرى ذات صلة باتصالاتك. تسمح لك معظم برامج البريد الإلكتروني بتعيين توقيع ثابت يُضاف تلقائياً إلى نهاية كل بريد إلكتروني ترسله.