يحب الناس أن يكرهوا الاجتماعات، ويعتبرونها مضيعة لوقت ثمين، بل إن العديد من الموظفين يعتبرون أن اجتماعات العمل تتم بصورة أكثر من اللازم.
فقد وجد استطلاع جديد أجرته شركة تصميم تدعى Moo أن الموظفين البريطانيين يمضون 4.1 ساعة أسبوعياً في الاجتماعات، وأن ما يقرب من ثلث هذا هو وقت مهدر، ويكون غالباً في انتظار وصول شخص ما.
وكانت أيضاً عبارة "اجتماعات أكثر من اللازم" هي أكثر أسباب إهدار الوقت المذكورة في استطلاع أجراه موقع salary.com في العام الماضي.
قد يكون هذا صحيحاً، ولكنه لا يعني أن كافة الاجتماعات يجب أن تُلغى. فقد توصلت دراسات أخرى إلى العديد من الأسباب الجيدة للإبقاء عليها، نعددها نقلاً عن صحيفة The Guardian:
اجتماعات العمل مفيدةًإ ذا كانت صغيرة
عندما يبدو الاجتماع وكأن هناك جمهوراً ينتظر، يخيف ذلك بعض الناس ويمتع آخرين أكثر من اللازم.
يختلف الباحثون في التفاصيل. ولكن يبدو أن أكثر الاجتماعات قدرة على توفير الرضا والإنتاج تتكون من خمسة إلى تسعة أشخاص فقط.
وقد وجدت شركة الاستشارات Bain & Company أن كل فرد إضافي أكثر من 7 أشخاص يقلل من فاعلية مجموعة اتخاذ القرار بنسبة 10% تقريباً.
لذا إن كان الذهاب إلى اجتماع ما يبدو عديم الفائدة بالنسبة إليك، أفصح عن ذلك؛ فقد تكون محقاً تماماً.
تقلل الاجتماعات الرسائل الإلكترونية
إن كانت 4.1 ساعة أسبوعياً تبدو وكأنها استنزاف للوقت، فكر في أن 13 ساعة هو التقدير الشائع للوقت الذي يمضيه الناس على البريد الإلكتروني.
وبينما قد تكون مقولة إن أسوأ الاجتماعات "كان من الممكن أن يكون رسالة إلكترونية" على حق، فإن أفضلها كان من الممكن أن يحل محله سلسلة أطول من الرسائل الإلكترونية أو الدردشات على برنامج Slack!
تجعل الكذب صعباً
يكمُن جمال البريد الإلكتروني في أنه يمنحك الوقت للتفكير بشكل متأنٍّ فيما تقوله وطريقة قولك له.
أما جمال الاجتماعات فيكمن في أنها لا تسمح بذلك. ونظراً إلى أنها تحدث وجهاً لوجه، يمكنك غالباً معرفة ما إذا كان شخص ما يوافق على مضض على الخطة مع نيته عدم اتباعها على أرض الواقع، أو ملاحظة أن ثمة زميلين لا يحبان بعضهما البعض.
قد لا يكون من الممتع الاستمرار حتى نهاية الاجتماعات، ولكن إن كنت مهتماً بإنهاء العمل، أو تجنب مشاكل أكبر قد تظهر لاحقاً، توفر الاجتماعات معلومات قيمة.
قد تكون مختلفة
تشير بعض الأبحاث إلى أن إزالة الكراسي تجعل الاجتماعات قصيرة ومختصرة، وترفع حماسة الجميع.
كذلك، قد يُحسِّن منع الحواسيب المحمولة والهواتف الانتباه، وهو ما كان يطبقه البيت الأبيض في عهد أوباما.
يمكنك كذلك وضع حدٍّ زمنيٍ -يضبطه مؤقتٌ حقيقي- لتركيز أذهان الجميع، وتسريع الأمور.
يمكن أن تترك فترات صمت بحيث تمنح الجميع فرصة للتفكير أو للقراءة. الفكرة هي: لا يجب أن تسير الاجتماعات كما تسير دائماً.
لا يكرهها الناس بالفعل
توصلت دراسة مثيرة نُشرت في مجلة MIT Sloan Management Review الأمريكية إلى أن أغلب الموظفين اشتكوا لزملائهم من الاجتماعات.
ومع ذلك، اعترف أغلب المشتكين سراً بأنهم لا يكرهون الاجتماعات بالقدر الذي يُظهرونه في العلن.
وفي الحقيقة، قيَّم 69% من الموظفين إنتاجية آخر اجتماعاتهم بين "جيد" و "ممتاز"، فيما قال 16% منهم فقط إنها كانت "ضعيفة" أو أسوأ من ضعيفة.
وقد تكون إحدى الفوائد الخفية للاجتماعات أنها تمنحنا شيئاً نتذمر منه معاً.