لا يوجد ما هو أفضل من الكلام الواضح الموجز المُصوغ صياغة جيدة تضمن إيصال رسالتك بالطريقة التي تريدها. ولا يزال البريد الإلكتروني أفضل وسيلة للتواصل لأغراض العمل، ولكنه يستغرق وقتاً طويلاً.
فعكس الدردشة، تستغرق رسائل البريد الإلكتروني بعض الوقت للرد عليها، لذلك من المستبعد أن تتمكن من تقييم ما يفكر فيه متلقي الرسالة.
ومع ذلك، إذا كنت تريد التعبير عن وجهة نظرك بالشكل الصحيح، فإن الصياغة الصحيحة ستفيدك كثيراً إذا كنت ترغب في كتابة رسائل بريد إلكتروني مثل المحترفين.
وإليك عديداً من الأمثلة، نقلاً عن موقع Stay At Home Mum الأسترالي:
اقرأ أيضاً
1. نحاول تقديم موعد التسليم
بدلاً من: "موعد تسليم هذا التكليف غداً، نحو __: __".
اكتب: "متى تعتقد أنه يمكنك إنجاز هذه المهمة"؟ أو "يُفضل أن تنتهي من هذه المهمة اليوم حتى يتوافر لدينا الوقت لمناقشة إمكانية إضافة أي تغييرات ضرورية قبل موعد التسليم غداً".
هناك أشخاص لا يبالون بأهمية مواعيد التسليم، لأنهم يظنون أن بإمكانهم تمديدها، لذلك فهم لا يحاولون أن يجدّوا في عملهم بما يكفي.
إذا حددت موعد التسليم ببساطة، فسيتجاهلونه في أغلب الأحيان. ولكن إذا سألتهم مباشرة عن الموعد الذي سينتهون فيه من إنجاز المهمة أو حددت بوضوحٍ موعد إنهائها، فسيضطرون إلى الالتزام والعمل بجد، لأنهم يعلمون أن هناك من ينتظرها!
اقرأ أيضاً
2. استغرقت بعض الوقت ولكن يمكنك معالجة الأمر
بدلاً من: "آسف للتأخير".
اكتب: "شكراً على سعة صدرك".
حتى أولئك المنضبطين قد يتأخرون. لذا بدلاً من الاعتذار، اشكرهم على الانتظار.
3. جدولي مهم أيضاً
بدلاً من: "ما هو الأفضل بالنسبة لك؟".
اكتب: "هل يمكنك أن __: __؟".
وهي طريقة لطيفة للسؤال عن تفرغهم حين تكون متأكداً من أن الوقت يناسبك أيضاً.
4. نعم، على الرحب والسعة
بدلاً من: "لا بأس"، أو "لا تقلق".
اكتب: "تسرني مساعدتكم دوماً".
تعبير "لا بأس" أصبح مبتذلاً ولم يعد يوحي بالصدق الحقيقي.
5. أعرف ما أفعله
بدلاً من: "أعتقد أنه ربما يتعين علينا __".
اكتب: "سيكون من الأفضل لو أننا __".
تعبير "أعتقد" يدل على الغموض والتردد. في بعض الأحيان، يكون الحسم فعالاً عند كتابة رسائل بريد إلكتروني مثل هذه.
6. من الصعب صياغته
بدلاً من: *إعادة كتابة البريد الإلكتروني لمدة 40 دقيقة*
اكتب: "سيكون من الأسهل مناقشة الأمر شخصياً".
من المرهق أن تُدوّن كل شيء عندما يكون لديك الكثير لتقوله.
لذا بدلاً من كتابة رسائل بريد إلكتروني مطولة لن يرغب متلقيها في قراءتها بالكامل، فكِّر في مقابلته ومناقشة الأمر معه وأنتما تشربا فنجاناً من القهوة. ويمكنك أيضاً معرفة الملاحظات بصورة أسرع.
7. هل تفهم؟
بدلاً من: "آمل أن يكون ذلك واضحاً بالنسبة لك"؟
اكتب: "أخبِرني إذا كان لديك أي أسئلة ترغب في طرحها".
مرة أخرى، يمكن أن يكون الحسم جيداً في عديد من الحالات مثل هذه.
8. أين وصلنا هنا؟
بدلاً من: "أريد أن ألقي نظرة فحسب".
اكتب: "متى يمكنني الاطلاع"؟
وهي طريقة لطيفة أخرى لطلب التعليق أو الاطلاع دون قسوة مبالغة.
9. ارتكبت خطأً بسيطاً
بدلاً من: "آسف آسف! إنه خطأي. غاب عني ذلك تماماً".
اكتب: "ملاحظة لطيفة! أرفقت الملف المُعدَّل. شكراً على إعلامي"!
لا تشعر بالسوء حيال ارتكاب الأخطاء، لأن الأخطاء ليست شيئاً يجب أن تخجل منه. تعلَّم منها فحسب! وبدلاً من الاعتذار عنها، فكِّر في أن تجعلها أكثر إيجابية.
10. لديَّ موعد
بدلاً من: "هل يمكن أن أغادر مبكراً"؟
اكتب: "سأحتاج أن أغادر إلى __ الساعة __: __".
من المزعج أن تغادر اجتماعاً في منتصفه، لذا أفضل ما تفعله هو توضيح جدول مواعيدك قبل البدء في الاجتماع. وبهذه الطريقة، لن يختلف أي من المشاركين فيه.