تدخل قاعة المؤتمرات ويواجهك قرار صعب: ما هو أفضل مقعد؟ هل يجب أن أجلس بجانب رئيس المؤتمر أم لا؟
إن مكان جلوسك في الاجتماع مهم أكثر مما تتصوَّر! ويمكن للعلم أن يسدي بعض النصائح عن كيفية تحسين اختيارك لمكان الجلوس.
أهم نصيحة بحسب موقع Business Insider: لم تخلق جميع المقاعد بالتساوي
كان عالم علم النفس البيئي روبرت سومرز هو أول من اكتشف أن مكان جلوسنا في الاجتماع له تأثير كبير على عدة أشياء مختلفة:
1- تصورات الناس عنك.. كيف تحدد منطقتك؟
2- مشاعرك تجاه الآخرين وما يقال في الاجتماع.. هل تشعر بأنك معني أم مستبعد؟
3- علاقاتك بالآخرين المتواجدين في الغرفة.. ما مدى قرب مقعدك من مقعد المدير؟
حان الوقت لنعرف ما جواب العلم عن هذه الأسئلة. إليك عدة نصائح تساعدك على اختيار أفضل مكان لتجلس فيه أثناء الاجتماع.
الخطوة الأولى: ضع خطة لعب عند اختيار المقعد
هذا رسم توضيحي لغرفة مؤتمرات نموذجية.
الموضع أ "لاعب السلطة"
عادة ما يكون هذا المكان محجوزاً للمدير، أو الشخصية المهمة، أو الشخص الذي يرأس الاجتماع. سيكون هذا صحيحاً، بالأخص إذا كانت هناك شاشة أو شرائح عرض وراء الجالسين.
الموضعان ب – ج "الحلفاء"
عادة ما يُرى الشخص الجالس بجانب المدير على أنه أكثر الداعمين لـ"لاعب السلطة".
لكن هذا قد يكون صحيحاً، وقد لا يكون. وعلى أية حال، هو مكان يساعد على الهمس في أذن المدير. وهو يعطيك فرصة أكبر لأن يسمعك المدير عندما يكون المجتمعون يتحدثون جميعهم في الوقت نفسه.
يسمي ريتشارد وينترس هذين الموضعين بـ"موضعي الإحاطة"، ويقول "عندما تجلس في هذا المكان، يكون باستطاعتك التحكم في جريان الاجتماع عن طريق تقديم المساعدة. بإمكانك لفت الانتباه إلى مواضيع معينة، والتغاضي عن مواضيع أخرى. وبإمكانك تسريع أو إبطاء سرعة مناقشة جدول الأعمال".
الموضع د "الوسط"
سيحصل الجالسون في الوسط على تواصل بصري أقل ومشاركة أقل، وببساطة، فإن السبب هو طبيعة طاولة قاعة الاجتماعات. قد يكون هذا مكاناً جيداً للاختباء عندما تكون راغباً فيه. وإذا لم يكن لديك خيار، واضطررت إلى الجلوس في الوسط، استعد لرفع صوتك إذا أردت أن تُسمع.
نصيحة ذات صلة: يمكن أن تنحني للأمام، وترفع يدك قليلاً، كي تلفت الانتباه وتقوم بتواصل بالعيون، إذا أردت أن تضيف تعليقاً مهماً.
الموضع هـ "المنافس"
إذا كنت تجلس مقابل رئيسك، فغالباً ما يكون لديك الكثير لتقوله. عادة، عندما نجلس مقابل شخص ما، وجهاً لوجه، نشعر أكثر بالاختلاف معهم. كن شديد الحذر إذا انتهى بك الأمر على هذا المقعد.
إذا أردت أن تكون معارضاً استعد لتتكلم وتوجه حديثك إلى لاعب السلطة مباشرة.
إذا كنت لا تريد أن تكون معارضاً، لكنك أجبرت على الجلوس في هذا المقعد ادعم المدير بالكلام وبالإشارات. لتحييد دور كرسيك، ابتسم أكثر، أومئ بالموافقة أكثر، وعلق تعليقات مساندة أكثر.
نصيحة: أحياناً عندما يرأس شخصان الاجتماع، يجلسان على طرفي الطاولة المتقابلين. هذه طريقة مادية جيدة، لعرض وجهة نظر متوازنة من المعلومات التي يقولها كلا الطرفين.
الموضع و"الهامشيون"
هل تريد أن تتسلل خارجاً باكراً؟ لا تريد أن يسمعك أحد؟ لم تصبح "لاعب سلطة" حتى الآن؟ إذاً، الهامش مناسب لك. قد يكون هذا المكان بجانب الباب خلف الرئيس، بالأخص إذا كنت مضطراً إلى المغادرة، للمساعدة.
الخطوة الثانية: ما هو مزاجك؟
ما هو هدفك من الاجتماع؟ يرى ريتشارد وينترز، طبيب الطوارئ في مايو كلينيك، والمدرب التنفيذي لرؤساء الرعاية الصحية، أن الناس في العادة ينقسمون إلى فئتين؛ فئة تريد أن تُرى وتُسمَع، وفئة لا تريد ذلك. وقد وجدت أن هناك سلوكين اثنين نحاول أن نوازن بينهما في أي اجتماع:
وضع الانتباه: أريد أن أتحدث كثيراً، أريد أن أُسمع، وأريد أن أُلاحَظ.
وضع الاختباء: أريد أن أتحدث قليلاً، لا أريد أن يلاحظني أحد، بل ربما أريد أن أختبئ.
ليس أي من الوضعين خاطئاً، لكن من المهم أن يكون بنّاء. فوضع الاختباء قد يكون جيداً للاستماع في اجتماع ليس لديك الكثير لتشارك به في جدول نقاشاته. ووضع الانتباه جيد أيضاً إذا أردت أن يلاحظك الرئيس، وتأخذ دوراً قيادياً.
نصيحة شديدة الأهمية: يجب أن تعرف ما هو مزاجك قبل دخول قاعة الاجتماعات، سيساعدك هذا على اختيار أنسب مقعد لك.
الخطوة الثالثة: لنتحدث بطريقة عملية
هل تذهب إلى الحمام كثيراً؟ هل أنت مضطر إلى المغادرة باكراً؟ هل هناك احتمال أن تتلقى اتصالاً عاجلاً من أحد الزبائن؟ هل تريد أن تملأ كوب قهوتك؟ تبدو هذه الأسئلة صغيرة، لكنها ليست كذلك عندما تضطر إلى المغادرة في منتصف الاجتماع مصدراً ضجة كبيرة. قبل أن ترتمي على الكرسي، فكِّر في برنامج أفعالك، وفي احتمالية اضطرارك للخروج عند نقطة ما.
لا يوجد في الاجتماع شيء أسوأ من أن تكون على وشك القيام بشيء مهم، وأحدهم يتخطى الكراسي ليذهب إلى الحمام.
نصيحة مهمة: لا تكن هذا الشخص. إذا كانت هناك احتمالية لخروجك كن "هامشياً"، اجلس في الموضعين "و" أو "د" بجانب الباب.
الخطوة الرابعة: الأخ الكبير
من هو الأخ الكبير؟ إنه رئيسك! متخذ القرار! يجب أن تؤثر الشخصية المهمة على اختيار مقعدك. وقبل أن تقرر، يجب أن تعرف أهدافك. العلم شديد الوضوح هنا. أَظْهَرَ بحثٌ جرى في جامعة كورنيل "كلما كنت قريباً من شخص ما، فهمته أكثر".
بعبارة أخرى، كلما جلست أقرب إلى مديرك، تصبح تصوراته عن تعاطفك أعلى. والقرب ليس الشيء الوحيد الذي يجب أن تأخذه بعين الاعتبار. يجب أن تفكر ملياً بمدى الرؤية. إذا كان لديك الكثير لتقوله لرئيسك، أو إذا كان حضورك سيكون كبيراً، ربما تأخذ بالاعتبار الجلوس مقابله، حتى تكون في مدى رؤيته. يصاحب هذا الموضع بعض المخاطرات، لكنه قد يكون اختياراً استراتيجياً جيداً في حالة كنت تريد ترك انطباع جيد.
نصيحة مهمة: اجعل المدير بوصلتك.
الخطوة الخامسة: مسألة الجانبين
يعتبر هذا جزئي المفضل المتعلق بالعلم في هذا المقال كله! هل يجب عليك الجلوس على اليمين أم اليسار من اللاعب صاحب السلطة؟ يبدو أن العلم واضح في هذه المسألة:
فإذا أردت لصوتك أن يكون مسموعاً، فاجلس إلى يسار اللاعب صاحب السلطة. وإذا أردت ألا يلحظك أي شخص، فاجلس على يمينه.
يعتبر هذا حقيقياً في الأعمال، بل وحتى في التدريس!
يقول خوان ريموند "توصَّلت دراسة إلى أن المعلمين يتجاهلون نوعاً ما الطلاب الذين يجلسون على يمينهم، وإن الطلاب الجالسين على اليسار يؤدون بصورة أفضل ويُستدعون بصورة أكثر. ينطبق نفس الأمر في الأعمال؛ إذ توضح الأبحاث أن مزيداً من الصفقات تنعقد عندما تجلس على يسار أي عميل محتمل".
الخلاصة: إن أفضل الخيارات لوضع الانتباه هي (أ) و (ب) و (هـ). وأفضل الخيارات لموضع الاختباء هي (د) و (و) و (ج).
الخطوة السادسة: كن محترفاً في اختيار مقاعد الجلوس
إذا أردت أن تكون المسيطر على الوضع الأمثل للجلوس، لدي إذاً مجموعة من النصائح من أجل:
لتُحط علماً: يجلس الناس على نفس المقاعد مراراً وتكراراً. انتبه إلى المكان الذي يجلس فيه رئيسك في المعتاد. وانتبه إلى المكان الذي يجلس فيه أكثر المتحدثين في المعتاد؛ فهل ترغب في أن تكون قادراً على أن تراهم بصورة أسهل، وأن تسمعهم بصورة أسهل، أو أن تكون بعيداً عنهم كلياً؟
لتصل مبكراً: أفضّل أن أصل إلى غرفة خالية خيراً لي من أصل إلى غرفة ممتلئة بالأشخاص، ولا تجد إلا مقعد المنافس أو مقعد الهامشيين.
غرفة بلا مقعد على رأس الطاولة: في كثير من الأحيان، تدخل إلى غرفة وتجد أن طاولة المؤتمرات لا تحتوي على مقعد على رأسها. كانت هذه محاولة على الأرجح لضمان المساواة داخل الغرفة. لا تقلق! فالمواقع تتبدل قليلاً، حيث يكون لاعب السلطة في المعتاد في المنتصف بين الجانبين:
الخطوة السابعة: نصائح سرية بشأن مقعدي الأفضل على الإطلاق
تعتبر هذه نصائحي في المراحل المتقدمة المتعلقة باختيار مقعد الجلوس، فيمكن الاستعانة بها فقط إذا أردت أن تأخذ الأمر على محمل الجد. إليك الأشياء التي يجب عليك أن تضعها في رأسك:
القرب يدل على الاتفاق: لا يستطيع البشر تغيير هذه الحقيقة. فإننا نعتقد أن الأشياء التي تكون أقرب معاً، تكون متصلة. إذا جلست بجوار شخص ما، فإنك ترتبط بأفكاره ارتباطاً لا شعورياً. هل هناك شخص يتحدث كثيراً؟ لا تجلس بجواره. هل هناك شخص تتفق معه في الغالب؟ اجلس بالقرب منه!
كن الشخص الذي يلقي التحية: أحاول دائماً أن أحظى بالمقعد المواجه للباب. فلِمَ ذلك؟ إنني أبتسم وألقي التحية على الناس عندما يدخلون إلى الغرفة. تعتبر هذه طريقة مذهلة للحصول على انطباع أول إذا لم تكن قد قابلت شخصاً من قبل، كما أنها طريقة رائعة للإشارة إلى السلطة والدفء عندما يدخل الناس إلى الغرفة.
العروض التقديمية تغير اللعبة: إذا كان هناك شرائح تُقدَّم ضمن أحد العروض التقديمية، يمكنها أن تغير اللعبة قليلاً. إنني أحاول أن أختار المقعد الذي يتيح رؤيةً أفضل للعروض التقديمية ومُقدمها. والسبب في هذا أن راحتك وسهولة رؤية العرض ومقدمه قد تكون أكثر أهمية من وضعك حول الطاولة، ولا سيما إذا كان العرض التقديمي لن تدور حوله كثير من المناقشات.
الخطوة الثامنة: ولكن ماذا عن أي دائرة؟!
تعتبر الطاولات المستديرة رائعة! إذا كان لدي خيار، سأرغب دائماً أن تكون الطاولة مستديرة؛ إذا إنها أفضل الطرق ليحظى الجلوسُ برؤيةٍ أفضل ومساواة فيما بينهم. إلا أن المشكلة الوحيدة التي في الطاولة المستديرة أن لاعب السلطة -إذا كان هناك أحدهم- يملأ مواقع الجلوس الجديدة. يجلس المختلف دائماً في مواجهة لاعب السلطة، والحلفاء على اليمين واليسار، فيما يملأ الوسط باقي المقاعد الشاغرة.
نصائح أخرى مهمة بالعمل وفقاً لما نشر "عربي بوست":
1.قم بالأعمال المهمة، وليس الأعمال السهلة
لا تكتفِ بالقيام بالمهام العادية التي ينشغل بها الموظفون، ولكن ابحث في الأمور المهمة والحاسمة في نجاح الشركة، وحاول أن تكون الشخص الوحيد الذي يتقنها.
2. ابذل مجهوداً إضافياً
عليك أن تكون من القلة الذين يبادرون دائماً بابتكار أفكار إبداعية، وتحمل مسؤوليات جديدة غير مطلوبة منهم، وبذلك سيكون من الصعب الاستغناء عنك.
