من منا يرغب في أن تُهمل رسالته الإلكترونية، أو يتغاضى المرسلُ إليه عن طلبه؟
الجميع -بلا شك- عندما يقرر أن يرسل رسالة إلكترونية ينتظر الرد عليها في أسرع وقت، حتى وإن كان المرسل إليه مشغولاً أو اعتاد عدم الرد على الرسائل الطويلة.
كلمة السر ومفتاح حل هذا الأمر، هو محاولتك أن تضع نفسك محل المرسل إليه، ما الدافع للرد على رسائلك؟ وما الذي سيجعله يقتطع من وقته للرد عليك.
مؤخراً، نشر المؤلف وخبير الاتصالات زاك سلايباك مقالاً على موقع LinkedIn، تناول من خلاله العديد من النصائح المفيدة عند توجيه رسائل إلكترونية إلى أشخاص عادة ما يكونون مشغولين. ولعل من أبرز تلك النصائح، ألا تقتضي رسالتك الكثير من الوقت حتى يتمكن المتلقي من قراءتها، حيث لا بد أن نتذكر دائماً أن الأشخاص الذين نحاول التواصل معهم، هم في الحقيقة منهمكون في أمور أخرى، بحسب موقع Businessinsider الأميركي.
من هذا المنطلق، في حال كانت رسالتك توحي بأنها ستستغرق الكثير من الجهد لقراءتها والرد عليها، فمن المحتمل أن يتم تأجيلها إلى وقت لاحق، ومن المرجح أنها ستنسى إلى الأبد.
من ثم، كيف يمكن تفادي مثل هذه الأمور وإثبات أنه من الأسهل في الواقع الرد على بريدك الإلكتروني مباشرةً بدلاً من حفظه إلى وقت لاحق؟ في الواقع، ينبغي أن تكون رسالتك صريحة وواضحة جداً، بكل بساطة.
طلب أمور محددة
في الواقع، من السهل أن يظن الفرد أنه يجيد كتابة الرسائل الإلكترونية، ويحسن صياغة مضمونها. ولكن استخدام الشخص المتواصل عبارات فضفاضة من قبيل: "أود حقاً الاستفادة من خبراتك" أو "أرغب كثيراً في معرفة رأيك فيما يتعلق بهذا الموضوع" أو " دعنا نبقَ على اتصال"، يعد في الحقيقة من التفاصيل التي تفسد جوهر الرسالة. فمن خلال هذه العبارات، لا يبدو أن المرسل بصدد طلب أمر ما بشكل واضح.
وفي هذا السياق، أفاد الخبير زاك سلايباك بأن "مثل هذه العبارات توحي للمتلقي، الذي غالباً ما يكون مشغولاً للغاية، بأن الإجابة على الرسالة ستستغرق الكثير من الوقت. في المقابل، لن يدرك المرسِل هذا الأمر وسيشعر بالإساءة أو الإهانة عندما لا تتم الاستجابة له كما كان يتوقع".
بناءً على ذلك، لا يتمحور السر في الحصول على ردود سريعة إثر توجيه رسالة إلكترونية، فقط حاول جعل مطالبك والهدف من الرسالة واضحاً، ولكن أيضاً يتطلب الأمر جعل محتوى الرسالة سهلاً وفي المتناول.
في هذا الصدد، وعوضاً عن كتابة عبارة من قبيل: "أود فعلاً الاستفادة من خبراتك ومعرفة المزيد عن مهنة الهندسة، التي أعتزم دراستها ومباشرتها. هل يمكننا تحديد وقت معين للتباحث بشأن هذا الموضوع؟"، يمكن التوجه إلى المتلقي بالقول: "أنا أعمل على معرفة المزيد عن مجال الهندسة، وأود أن أسألك عن المهارات الرئيسية التي يحتاجها المرء للنجاح في هذه المهنة؟".
عموماً، يبدو الفرق شاسعاً بين الأسلوب الأول والثاني. ففي حال اعتمدت الطريقة الثانية، سيصبح بإمكان المتلقي المشغول، بشكل لا يصدق، الرد على تساؤلك بكلمة واحدة فقط، بدلاً من هدر الوقت في البحث عن هويتك، ومراجعة جدول أعماله، فضلاً عن أخذ قرار بشأن ما إذا كنت تستحق أن يتم تخصيص وقت معين لإجراء محادثة مطولة معك.
عادةً ما يعتقد الكثير من الأشخاص أن رسائلهم البريدية البسيطة، مهما بلغ طولها، فلن تستوعب حجم استفساراتهم ومطالبهم التي يريدون أن يتلقوا جواباً بشأنها من قِبل الشخص المرسلة إليه. ومن ثم، يعمل هؤلاء الأفراد على إقحام جميع أسئلتهم وطلباتهم في رسالة واحدة؛ ظناً منهم أن ذلك سيغنيهم عن الإحراج، الذي قد ينتج عن إرسال العديد من الرسائل. في الواقع، يعد هذا الأسلوب الأسوأ على الإطلاق.
في هذا الصدد، أورد الخبير زاك سلايباك أن "حياة شخص مشغول جداً تقتضي باستمرار، الاستجابة لما هو عاجل ومهم. وفي الأثناء، ينبغي أن نواجه حقيقة جوهرية: على الأرجح، لا تعتبر رسالتك الإلكترونية ذات أهمية أو مستعجلة بالنسبة لهم. من ثم، يجب عليك أن توهم الشخص المعنيّ بأن الاستجابة لرسالتك أمر سهل جداً ولا يتطلب وقتاً أو جهداً. ببساطة، لا بد أن تتسم رسالتك الأولى بالبساطة والوضوح. وبمجرد حصولك على رد، يمكنك الاستمرار في الإضافة لهذا الزخم تدريجياً حتى تصل إلى مبتغاك".
