نظِّم مكتبك وخفِّف من الاجتماعات.. كيف تعمل بجهد أقل وفاعلية أكبر؟

وصلت ضغوط العمل إلى حد الإنهاك واستنفاد العُمّال كامل طاقتهم، حتى من دون مواجهة جائحة عالمية، وارتفاع التضخم الوطني، وظهور مخاوف التغيرات المناخية، وذلك بفضل اتجاه تحدي العالم وعقلية الفوز بأي ثمن، التي تلقى حفاوة في كل مكان، بدايةً من مواضيع البرامج والمسلسلات التلفزيونية، إلى مديرين تنفيذيين ومليارديرات يتباهون علناً بالعمل 100 ساعة في الأسبوع.

لحسن الحظ يتغير هذا الاتجاه، ويضع الموظفون والشركات مزيداً من التركيز على العمل بوعي، وإبقاء معدل استهلاك الطاقة عند مستوى يمكن احتماله. بالنسبة للبعض قد يبدو الأمر وكأنه معركة شاقة. عندما نعمل بذكاء أكثر وليس بجهد أكبر نستطيع الاستفادة من أدوات عملنا، واستخدام التكنولوجيا لصالحنا.

فيما يلي بعض الطرق لإبطاء وتيرة استنفاد طاقتك ورفع مستوى إنتاجيتك.

إلغاء الاجتماعات في أيام معينة لزيادة التركيز

نعلم جميعاً الشعور عندما يكون اليوم مليئاً بالاجتماعات، إلى درجة تحتاج فيها إلى يوم عمل إضافي كامل لإنجاز الأعمال، قد تمتد الاجتماعات لتشغل جميع أيام الأسبوع عندما نحاول إشراك الجميع لإبقائهم في دائرة الاطلاع، دون التفكير فيما إذا كانت هناك حاجة فعلاً لذلك أم لا.

يوفر تطبيق "سلاك"، وهو تطبيق مُخصَّص للتواصل باحترافية بين فريق العمل الواحد، آليات عمل رقمية جديدة لتناسب الالتزامات غير التقليدية في يوم العمل، وتسمح بمزيد من الحرية للموظفين لزيادة تركيزهم وتعزيز إنتاجيتهم.

تتضمن تلك الآليات ما يعرف باسم "Focus Fridays"، وتعني إلغاء فريق العمل جميع الاجتماعات الداخلية، وإيقاف تشغيل الإشعارات في أيام معيّنة، للتركيز على إنجاز مهمة واحدة لكل يوم من دون مقاطعة أو تشتيت انتباه. يتطلب ذلك إعادة تقييم جدول الاجتماعات المقررة خلال الأسبوع لتحديد الاجتماعات غير العاجلة ونقلها إلى أيام أخرى.

تهدف هذه البرامج إلى تغيير العقليات حول الغرض من الاجتماعات، من أجل استكشاف طرق جديدة لتحقيق الأهداف نفسها، ومنح الموظفين مزيداً من الحرية والاستقلالية حول كيفية استخدامهم أحد أثمن أصولهم الفردية، ألا وهو الوقت.

المرونة الرقمية في مكان العمل

التحول إلى بيئة عمل رقمية يساعد الشركات على اكتشاف أنظمة أكثر مرونة، لضم جميع موظفيها وتطبيقاتها وشركائها في مساحة عمل واحدة. 

إذا استخدمت تطبيق "سلاك" مقراً رقمياً تدير من خلاله عملك اليومي، فهذا يعني أنَّه بغض النظر عن مكان وجودك الفعلي في المكتب أو في المنزل أو في مكانٍ ما آخر، فأنت جاهز لتكون فعَّالاً ومنتجاً بحسب الجدول الزمني الخاص بك. وبناءً عليه، ستكون غير مضطر للاستعجال وتكديس جميع مهماتك في ساعات عمل مُحدّدة من 9 صباحاً إلى 5 مساءً.

حسب "Business Insider" تدعم آشلي كرامر، مديرة التسويق والاستراتيجية في شركة "غيت لاب" لتطوير البرمجيات، المرونة في مكان العمل لموظفيها، بحيث جعلت العمل في شركتها مناسباً لأي نمط حياة. ترى آشلي أنَّ المقر الرقمي الخاص بأي شركة هو وسيلة للعمل وليس مكاناً للعمل. 

تستطيع فرق العمل المُوزّعة عبر مناطق زمنية مختلفة جدولة الرسائل من خلال تطبيق "سلاك"، بحيث تصل إلى بقية الزملاء عندما يكونون متصلين ومُتاحين. 

العمل في كتل 90 دقيقة

حسب "zapier"، اكتشف Nathaniel Kleitman، أحد الباحثين الأوائل في مجال النوم، أننا نعمل في دورات مدتها 90 إلى 120 دقيقة، تسمى "دورات نشاط الراحة الأساسية". لقد أثبت العلم أن دماغنا يمكن أن يستمر لمدة 90 دقيقة عند المستويات المثلى قبل أن يفقد قوته، وبعد ذلك يحتاج إلى استراحة.

ركوب تلك الموجة الدورية يمكن أن يساعد أدمغتنا على العمل بأقصى كفاءة. من خلال العمل في كتل من 90 إلى 120 دقيقة، متبوعة بفترة راحة من 20 إلى 30 دقيقة، ستتمكن من التركيز لفترة أطول وتجنب الانحرافات والحفاظ على مستويات طاقة أعلى.

كلنا نريد إدارة وقتنا، ولكن من خلال تعلم كيفية إدارة طاقتك، بالإضافة إلى وقتك، سترتفع إنتاجيتك بشكل كبير.

أخذ المزيد من فترات الراحة

أخذ فترات راحة هي إحدى طرقي المفضلة للعمل بشكل أكثر ذكاءً، بدون فترات راحة حقيقية تتعب أدمغتنا، ويتشتت انتباهنا. بمجرد أن تتخلى عن تعدد المهام، حاول أن تأخذ قسطاً من الراحة بين كل مهمة تركز عليها.

يمكنك تجربة شيء مثل تقنية بومودورو أو Flowtime، للتأكد من أنك تأخذ فترات راحة، واستخدام أي من هذه الطرق المدعومة علمياً لأخذ فترات راحة أفضل للتأكد من تحقيق أقصى استفادة منها.

تقسيم المهام المتشابهة معاً

يمكن أن يساعدك تجميع المهام المتشابهة في أن تكون أكثر كفاءة لأنك لا تقوم بالتبديل بين أنواع العمل المختلفة، هذا مفيد بشكل خاص للمهام الصغيرة، لأنه يمكنك التخلص من مجموعة في وقت واحد، والحصول على دفعة جيدة من الإنتاجية.

يمكنك أن تتعمد حجب الوقت عن الأشياء التي تشتت انتباهك، مثل الرد على الرسائل النصية، أو التحقق من موجز التواصل الاجتماعي. يمكنك أيضاً تقسيم المهام الصغيرة معاً وإنجازها بين الاجتماعات.

المشاركة في المحادثات الدورية الموجزة لتقليل الاجتماعات المُطوّلة

العمل البطيء يستنفد طاقتك، يستطيع الموظفون الاستفادة من ميزة عقد "الاجتماعات" على تطبيق "سلاك"، لتحقيق تعاون حقيقي من خلال إجراء مكالمات صوتية أو مرئية موجزة وغير رسمية. قد تكون تلك المكالمات ثنائية مباشرة، وقد يشارك فيها أعضاء آخرون في فريق العمل أو جميعهم.

فإذا كنت بحاجة إلى إجراء محادثة فلن تضطر إلى تحديد موعد وفقاً للجدول الزمني، والانتظار أياماً أو حتى أسابيع حتى يحين هذا الموعد. يستطيع أي موظف بالشركة إجراء مكالمة آنية أو الانضمام إلى واحدة جارية بالفعل عبر تطبيق "سلاك" لمناقشة العقبات وطرح الأفكار وحل المشكلات الطارئة على الفور.

أتمتة المهام

لا يحتاج الموظفون حالياً إلى الاعتماد على المطوّرين أو فريق تقني مُعيّن لتصميم أنظمة سير عمل معقدة. يستطيع أي شخص استخدام ميزة "no-code" أو "low-code" المتوفرة في تطبيق "سلاك" لأتمتة العمل الإداري والمهام المتكررة، لتوفير الكثير من الوقت والجهد.

عندما تتيح للموظفين إمكانية الوصول إلى الأدوات اللازمة لأتمتة سير العمل، فسوف يصبحون قادرين على تبسيط العمليات وتوفير الوقت والجهد وتعزيز إنتاجية مكان العمل، وكل ذلك بدون تعليمات برمجية وداخل تطبيق "سلاك".

جدولة المهام بناءً على مستويات الطاقة لديك

نميل إلى تجاهل مستويات طاقتنا عند التخطيط لعملنا، لكنها لاعب رئيسي في الإنتاجية، ترتفع طاقة كل شخص في أوقات مختلفة، لكل منا ساعة جسم مدمجة تسمى الإيقاع اليومي.

ضع عملك الأكثر تحدياً خلال الفترات الزمنية التي يكون لديك فيها أكبر قدر من الطاقة وحفظ المهام السهلة أثناء السحب، يمكن الاستعانة ببعض التطبيقات للعثور على النمط الزمني الخاص بك وجدولة إنتاجيتك.

إدارة محيط العمل 

هناك طريقة أخرى للعمل بشكل أكثر ذكاءً، وهي تقليل المشتتات. تأكد من إخفاء هذا الهاتف الخلوي! وجدت إحدى الدراسات أن وجود هاتفك، حتى إذا كنت لا تستخدمه، يمكن أن يجعل أداءك أسوأ بنسبة 20% مما لو كان بعيداً عن الأنظار. 

يمكنك أيضاً استخدام تطبيقات مثل Rescuetime وStayFocusd أو حرية حجب المواقع التي تشتت الانتباه أو الإنترنت تماماً.

تنظيم المكتب يختصر الجهد 

حسب "forbes" لن يساعدك تنظيم مكتبك على العمل بذكاء فحسب، بل إنه مفيد أيضاً للصحة.

حددت دراسة أجراها باحثون في مركز الحياة اليومية للعائلات بجامعة كاليفورنيا في لوس أنجلوس "CELF"، وجود صلة مباشرة بين هرمون الإجهاد الكورتيزول والفوضى. نظِّم مكتبك عن طريق التخلص من الورق والقمامة وأي عناصر أخرى غير ضرورية. أيضاً يمكن اعتبار البرامج غير الأساسية الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك فوضى رقمية.

حاول تنظيم المستندات في مجلدات، واحذف أي ملفات غير ضرورية، أخيراً انتقل إلى صندوق الوارد الخاص بك، وقم بأرشفة رسائل البريد الإلكتروني المهمة للتركيز على الرسائل الأكثر أهمية.