يعتبر الإيميل من المتطلبات التي يقوم عليها استخدام إدارة العلاقات على شبكة الإنترنت.. نمتلك بريداً إلكترونياً لأهداف وغايات متعدده، وبحسب إجادة استخدام هذا البريد تكون قيمة استفادتك منه، فاستعمال مميزات البريد الإلكتروني كسرعة عرض الرسائل الواردة والمرسلة وغير المهمة والمسودات والرسائل المحذوفة، وإمكانية إرسال واستقبال مرفقات الرسالة كملفات الوورد والصور والفيديو، تكون حياتك معتمدة عليه.
هذ الاعتماد يحتم على الشخص امتلاك بعض المهارات ليس فقط في الاستخدام بل في كتابة البريد الإلكتروني أيضاً، فإذا كان هناك أي شيء من شأنه أن يضع أي مرسل للبريد الإلكتروني في القائمة السوداء هو أن تبدأ بريدك بكلمة "أنا"..
قبل أن يصبح البريد الإلكتروني وسيلة المراسلات الشعبية كما هو عليه اليوم، كانت تعليمات كتابة البريد الإلكتروني عنصراً أساسياً في المدراس، وكان البعض يعتبر أن تبدأ رسالتك بكلمة "أنا" في مراسلاتك هو سلوك غير لائق ويجعل إيميلك غير مرغوب فيه.
بعض المدربين يشددون في دوراتهم لكتابة البريد الإلكتروني على أن لا تبدأ أي فقرة في رسالتك بكلمة "أنا"، ويقولون إن الأمر ينطبق على الرسالة العادية وليس الإلكرتونية فقط، لأن ذلك يبعث برسالة مفادها أنك أكثر أهمية من الشخص الذي تتحاور معه.
لا يزال هذا القانون التدريبي مطبقاً في الكثير من سلوكيات الشركات عند القيام بجميع مراسلاتها الإلكترونية سواء في مجالات العلاقات العامة أو في المجالات التجارية، بل وتسعى هذه الشركات على تشجيع هذه الفكرة وزيادة تبنيها، حتى يصبح كاتب الرسالة محترفاً في الكتابة، حتى يصبح التركيز على العمل لا على شخصنة العمل.
ويقول أحد المدربين إنه عند البدء في تدريب تفكيرك حول كيفية عدم استخدام كلمة "أنا" فإنك تصبح كاتباً أفضل، وتتعلم كيف تفكر في القضية التي تكتب حولها بشكل أفضل، وفي نهاية مثل هكذا دورات يتعلم الكاتب كيف يقول ما يشاء دون استخدام كلمة "أنا".
لكن القارئ عليه أن يعلم أن الرسائل قد تكتب لأغراض مهنية أو اجتماعية وليس فقط لأهداف تجارية، وأحيانا بأسلوب أقل رسمية من الرسائل العادية، وينبغي عليك دائماً أن تحدد موضوع رسالتك الإلكترونية، والذي يجب أن يلخّص الهدف من رسالتك في بضع كلمات.
بعض الكتاب ينسون أمراً مهماً في طريقة كتابة الرسائل الإلكرتونية بأن يكتب بعض الملاحظات الواضحة بخصوص أية مرفقات مع الرسالة الإلكترونية مثل الصور وملفات الأوفيس بجميع أنواعها.
كما أنه يجب التنويه أن تجعل خاتمة رسالتك الالكترونية تعبر عن شخصيتك إذا كنت ترسل رسالة شخصية فتكون أقرب إلى المرسل وأكثر قبولا، لكن في حال كانت رسالة مهنية أو رسالة تجارية فيجب أن تعبر الرسالة عن شخصية المؤسسة التي يتم إرسال الرسالة باسمها، حتى يكون المرسل أكثر تجاوباً مع هذه الرسالة.
وذكر موقع "بي بي سي" نقلا عن مجلة "هارفارد بيزنس ريفيو" بعض الخطوات المهمة في كتابة الرسالة الإلكترونية، منها:
1. يجب أن يكون موضوع الرسالة الإلكترونية مختصراً، ووصفياً، وأن يكون في الخانة المحددة لذلك، وأن يبرز الإجراء المطلوب بالتحديد.
2. يجب أن تستخدم نوعاً من الخطوط يسهل على أي شخص أن يقرأه، وألا تكون فيه أي مشكلة تتعلق بالغموض أو عدم الوضوح.
3. أفضل أنواع الخطوط البسيطة والواضحة نوع الخط المعروف باسم "إيريال" في برامج الكتابة، وكذلك خطوط "هيلفيتيكا"، و"فيردانا". كما يفضل استخدام هذه الخطوط بلون قاتم.
4. من المقبول أن تستخدم الأشكال التعبيرية المعروفة باسم (إيموجي) في الرسالة الإلكترونية المهنية فقط، ولكن عندما يستخدمها كذلك الشخص المقابل الذي ترسل إليه هذه الرسالة عبر الإيميل.
5. قبل أن تضغط على زر إرسال رسالتك الإلكترونية، راجع مرة أخرى للتأكد من وجود أسماء الأشخاص الذين تريد أن ترسل إليهم ذلك الإيميل، وكذلك أسماء الأشخاص الذين تريد أن ترسل لهم نسخاً من تلك الرسالة.
ملحوظة:
التدوينات المنشورة في مدونات هافينغتون بوست لا تعبر عن وجهة نظر فريق تحرير الموقع.
